La police britannique du Cheshire lance un appel d’offres pour un tout nouveau système ERP après la mise en service d’Oracle Fusion avec une “ insuffisance importante ”

Mis à jour La force de police du comté de Cheshire, dans le nord de l’Angleterre, est à la recherche d’un nouveau système ERP dans le cadre d’un accord d’une valeur allant jusqu’à 190 millions de livres sterling après un lancement troublé d’Oracle Fusion.

L’avis de contrat de Cheshire Constabulary, au nom du commissaire à la police et au crime du Cheshire, est le dernier opus d’une saga qui pourrait voir la force remplacer son système de base 18 mois seulement après la mise en service de sa solution Oracle Fusion après une migration de trois ans. .

L’avis indiquait que les forces de police recherchaient un système pour prendre en charge les ressources humaines, les finances, les achats, les services de paie, l’achat contre paiement et les rapports et les informations de gestion, entre autres. Elle nécessite “une solution qui dispose d’une offre en libre-service intuitive et conviviale”; une solution capable de «répondre aux besoins de l’entreprise et de prendre en charge des processus intégrés de bout en bout»; et celui qui (il va sans dire) offre «un rapport qualité-prix exceptionnel tout en réduisant les risques».

Depuis la publication de l’avis initial d’information préalable en avril, la valeur du contrat est passée d’une valeur estimée à 11 millions de livres sterling à quelque chose entre 19 et 190 millions de livres sterling.

Comme Le registre a déjà rapporté, l’engagement du marché fait suite à la création d’un système de groupe Multi-Force Shared Service (MFSS) basé sur Oracle, mis en place en avril 2012 entre la police du Northamptonshire et le Cheshire Constabulary. La police du Nottinghamshire a rejoint la police en avril 2015 et la police nucléaire civile en avril 2016, avec Capgemini comme partenaire de services.

Il était basé sur la suite Oracle E-business, mais les travaux de préparation ont commencé pour une mise à niveau vers septembre 2016. Bien qu’un plan d’audit interne [PDF] a déclaré que la décision de financer Oracle Fusion aurait lieu en octobre 2018, elle a été retardée car les partenaires potentiels ont commencé à abandonner. Oracle Cloud Applications a finalement été mis en service le 1er avril 2019, selon un audit. Le rapport détaillait le coût du retard pour les services partagés Multi-Force à 1,02 million de livres sterling.

Mais il s’avère que l’expérience initiale avec Oracle Fusion n’a pas été heureuse.

Selon un rapport du comité consultatif d’audit [PDF] lors d’une réunion du 27 mai 2020, il y a eu un échec dans le “conflit de séparation des tâches dans Oracle Fusion entre la sécurité informatique et les fonctions financières”.

Marqué comme une «carence importante» par les auditeurs de Grant Thornton, le problème signifiait que 18 comptes d’administrateur système MFSS ou Capgemini – comptes de service auxquels le rôle de responsable de la sécurité informatique leur était attribué – avaient également un accès privilégié au système financier.

“Cela enfreint les bonnes pratiques pour diviser ces capacités”, indique le rapport du comité, et pourrait permettre au contrôle des comptes par le fournisseur de “modifier les configurations du système”, ce qui signifie “qu’il existe un risque que les mécanismes de contrôle interne appliqués par le système soient contournés par une utilisation inappropriée des Fonctionnalité.”

«En outre, lorsque le personnel informatique a accès aux rôles et privilèges financiers, il existe un risque que l’accès interne aux actifs informationnels et aux fonctionnalités administratives ne soit pas restreint en fonction des besoins commerciaux légitimes», ajoute le rapport.

Pendant ce temps, les contrôles généraux informatiques étaient également faibles, y compris un “manque d’examen périodique des rapports de garantie des services Oracle par un tiers”.

Un autre rapport du Comité consultatif d’audit [PDF] lors d’une réunion du 29 juillet 2020, l’auditeur externe avait expliqué que cette «carence importante» était une «fonctionnalité standard sur tous les systèmes Oracle qui n’est pas idéale mais très courante».

Il a ensuite conclu que les questions avaient été traitées “en collaboration avec les partenaires et les fournisseurs”.

Le rapport a également souligné le futur marché public: “Des travaux pour examiner les accords commerciaux sous-jacents à l’expiration des accords contractuels actuels à la fin de 2022 sont désormais nécessaires et commencent en raison de la complexité de ces accords”, a-t-il déclaré.

La date limite de soumission pour le nouveau marché est le 20 novembre 2020.

Malgré Le registreLes questions de la force, la force n’a pas précisé si elle prévoit de remplacer le système d’Oracle par celui d’un autre fournisseur ou acceptera les offres d’autres prévoyant de soutenir le système. Mais dans une déclaration qui trahit peut-être les véritables sentiments de la force à propos d’Oracle Fusion, l’avis de contrat indiquait qu’il recherchait désormais “une solution adaptée à ses besoins pendant au moins 20 ans après la mise en œuvre”. ®

Mis à jour à 10:50 le 14/10/20 pour ajouter

Cheshire Constabulary a été en contact pour dire: “Cheshire Constabulary utilise actuellement les systèmes Oracle Fusion ERP pour exécuter la majorité de ses transactions de back-office.”

Il a également soutenu que: «La très grande majorité des rapports d’audit sur ces divers éléments du système reçoivent une assurance substantielle, et il n’y a pas de problèmes majeurs dans ce domaine. Tous les problèmes soulevés ont été rapidement corrigés.

«Ce contrat a été initialement attribué à Capgemini (en partenariat avec Oracle) pour la plate-forme Oracle E Business Suite en 2010 avec une date finale de mise en service en 2013. La mise à niveau vers Oracle Fusion a eu lieu en 2019, suite à une prolongation du contrat initial.»

La force a déclaré que puisque le contrat devait expirer en novembre 2022, elle avait “maintenant lancé un appel d’offres pour un système de remplacement, qui couvrira la majorité des transactions de back-office. Ceci est ouvert à n’importe quel système – qu’il soit basé sur l’ERP ou non. . “

Répondant à Le registreLes questions de la grande fourchette de valeur des contrats de 19 à 190 millions de livres sterling, a déclaré la police:

«La raison pour laquelle la valeur du contrat est supérieure à l’estimation initiale est due au fait que la gendarmerie envisage maintenant un contrat à plus long terme pouvant aller jusqu’à 20 ans – et non 10 comme initialement indiqué.

<< En outre, dans le cadre du processus, un certain nombre d'autres organisations ont également été nommées dans le cadre, ce qui signifie que la valeur totale des contrats tirés du cadre pourrait varier de 19 à 190 millions de livres sterling selon le nombre d'organisations décident. pour utiliser le framework. "