Événements hybrides: les exigences techniques sont exigeantes

La pandémie de Covid-19 et le changement de pensée sociale nécessitent une nouvelle perspective sur les futurs formats d’événements. Les événements hybrides, en plein essor depuis plusieurs années, sont de plus en plus appréciés par leur potentiel et sont en phase avec le temps présent comme pratiquement aucun autre format.

Un format d’événement comme celui-ci crée une connexion entre les invités dans le studio ou dans un lieu d’événement et les autres participants à l’écran. De cette manière, la portée d’un événement réel peut être augmentée quel que soit le lieu et sans effort supplémentaire significatif.

Avantages des événements hybrides

Mais il y a aussi des défis. Mots clés et émotivité, communication, interaction et motivation. Ce qui semble difficile au début peut être maîtrisé grâce à une planification et une mise en œuvre détaillées ainsi qu’à une technologie sophistiquée. En conséquence, on peut générer une valeur ajoutée mesurable et tangible pour les hôtes et les invités.

Le voyage dans le nouveau monde des événements apporte à la fois des opportunités et des avantages pour les participants et les visiteurs ainsi que pour les organisateurs. En ce qui concerne les coûts, ils sont nettement inférieurs, car les dépenses de voyage et d’hébergement sont minimes.

Le temps nécessaire diminue également considérablement. Pour l’organisateur, les frais d’espace de présentation et de location de salle diminueront également.

Les événements peuvent être mis en œuvre en haute qualité avec des informations durables ancrées sans la présence physique de tous les participants requise. L’environnement peut aussi pousser un soupir de soulagement, avec moins de déplacements vers et depuis l’événement améliorant le bilan CO2.

Planification approfondie nécessaire

Alors que les frais de déplacement, de chambre et d’accueil diminuent avec les événements hybrides, les efforts de planification et de mise en œuvre peuvent être assimilés à ceux d’un événement régulier.

Les événements réussis se concentrent sur la mise en scène, le suspense et l’émotivité du public en direct et en ligne. Pour cela, en fonction du format de l’événement et du contenu, les clips, la ludification, le vote et autres éléments interactifs doivent être réunis avec les composants nécessaires des événements en direct tels que la scénographie avec l’équipement technique approprié.

Selon les experts, il ne suffit généralement pas de passer d’un événement régulier à une version hybride comme s’il n’y avait pas de différences et de négliger les exigences des deux groupes de participants sur place et à l’écran.

De nombreux détails doivent être pris en compte pour les événements hybrides. Cela inclut une conception d’éclairage compatible avec la caméra qui fonctionne également sur l’écran, ainsi que la sécurité des données, la convivialité de la plate-forme en ligne, la capacité de transmission pour le streaming ou l’intégration du flux sur la page d’accueil de l’organisateur.

Pour résumer, un événement hybride ne réussit que si une expérience similaire est créée pour les participants en direct et en ligne, dans laquelle ils peuvent interagir, poser des questions, fournir des réponses et entrer en contact avec d’autres participants.